על אילו סוגי מסמכים ניתן לחתום מרחוק

העולם של היום מתקדם מתמיד, כאשר הלקוחות, הספקים והעמיתים השונים דורשים שכולם יבצעו את הצעדים הנדרשים לקדמה. תם העידן בו אנשים מחכים בתור, מגיעים לבנק כדי לחתום על טופס ועונים על שאלונים ידניים. הכול היום מתבצע באינטרנט, באמצעים מקוונים ובאפליקציות, לכן עסקים ונותני שירות רבים זקוקים לבצע יצירת טופס מקוון אותו הם יספקו ללקוחותיהם, אילו מסמכים? התשובות בהמשך הכתבה. 

מהי חתימה מרחוק ומתי היא נכנסה לחיינו?

הטפסים המקוונים נכנסו לחיינו בעשור האחרון ובמיוחד לאחר תקופת הקורונה שאילצה עוד ועוד עסקים ונותני שירות לספק אלטרנטיבות לשירות פנים אל פנים. פתאום היינו צריכים לחתום על הצהרות בריאות שלא על דפים בכל יום, ללמוד מרחוק, להיפגש בעבודה בזום ועוד שלל אילוצים שהובילו להתפתחות החתימות מרחוק. למעשה, בעת יצירת טופס מקוון אותו נשלח ללקוחות, ניצור מספר פרמטרים ובהם הכנסת מידע אישי, נתוני חובה למילוי, פרטי קשר וכמובן אישור על חתימה דיגיטלית המאשרת כי מקבל המסמך והחותם עליו מאשר את חתימתו. המסמך יודע לזהות את מקור השליחה ולקטלג את המסמך על פי הצורך בעת שליחתו בחזרה.

מתי נעשה שימוש בטפסים מקוונים? 

כיום ניתן לעשות שימוש בטפסים מקוונים כמעט לכל דבר – להצהרות בריאות, למילוי סקר, לתשלום עבור שירות או מוצר, לחתימה על הסכם בין צדדים שונים ועוד. כמו כן, ניתן לראות כיצד טפסים מקוונים נכנסו לתחום הנדל”ן גם כן, כאשר מבצעים הסכם בין צדדים, למשל בחתימה על זיכרון דברים, כשחותמים על הארכת חוזה שכירות וכאשר בוחרים לסגור מול אנשי נדל”ן עסקאות שונות. עם זאת, בהקשר זה יש לומר כי יצירת טופס מקוון וחתימה עליו אינה מחליפה את הצורך לבדוק באופן עצמאי, מוחשי ויסודי את נכסי הנדל”ן, בטח כאשר מדובר על עסקאות משמעותיות מבחינה כלכלית. 

מהם היתרונות של הטפסים המקוונים? 

יש יתרונות רבים לטפסים המקוונים, בטח בעידן של היום בו כולם ממהרים כל כך וטרודים באין ספור משימות בחיי היום יום שלהם. כל יצירת טופס מקוון מאפשרת למעשה חופש פעולה גם ליוצר וגם למקבל. אנחנו ממהרים לשכוח שעד לפני כמה שנים כולנו היינו צריכים להגיע לבנק עצמו כדי לחתום על טופס הלוואה, לתאם עם שליח הגעה כדי לחתום על כרטיס האשראי החדש שהזמנו, לחתום ידנית למורה שרוצה לאשר הגעה לטיול ועוד ועוד דוגמאות. כיום, הטופס המקוון מאפשר לנו לעבוד מרחוק, לחתום על מסמכים וגם לקבל אותם במהירות בחזרה. ניתן לאחסן אותם באופן מהיר, בטוח ומסודר, וכך גם לעשות בהם שימוש ללא כל בעיה בעת הצורך. 

כיצד יוצרים את הטופס?

כיום ישנן פלטפורמות שונות של יצירת טופס מקוון. בדרך כלל ישנן תבניות מוכנות מראש בהן ניתן להשתמש, ובהן פרטים עיקריים, פרטי חובה ואזור לחתימה. ההגדרות פשוטות למדי וניתנות ליישום על ידי כל אחד ואחת, גם כאלה שאין להם רקע דיגיטלי מעבר לבסיס הנדרש לתפעול הטלפון הנייד על האפליקציות השונות. שבו.  

לסיכום, יצירת טופס מקוון הנה קלה, פשוטה ומהירה, והיא טומנת בחובה יתרונות רבים הן עבור היוצר והן עבור המקבל. כיום אין כל סיבה בעולם שלא לעשות בפלטפורמה זו שימוש.